Цель: охарактеризовать протокол делового общения и его роль в создании деловой коммуникации.
План:
1 Протокол – свод правил, регламентирующих порядок проведения встреч и переговоров
2 Протокол делового общения, его правила.
Процессе беседы следует держать в поле зрения и технологическую, и психологическую, и этико-эстетическую стороны делового общения. Беседа должна быть оформлена соответствующей записью, в которой подробно излагаются ход переговоров, достигнутый результат, переменные вопросы, тактика собеседника. Запись не является стенограммой, она должна носить лаконичный, но содержательный характер.
Запись беседы следует рассматривать как необходимость, она формирует историю деловых отношений с фирмой-партнером.
Проведение конференций — одна из форм делового общения, требующая тщательной подготовки. С разрывом в несколько месяцев фирма-организатор рассылает два информационных письма. Первое — сообщение о примерной тематике, сроках проведения конференции, предполагаемом представительстве, стоимости пребывания на конференции. Во втором письме содержится подробная информация о программе конференции, включая ее деловую, культурную и неофициальную части. Для проведения конференции создается оргкомитет. Проведение выставок позволяет расширить деловые контакты партнеров, и хотя их проведение требует значительных затрат, они создают условия для расширения круга делового общения. Проводятся они в основном как элемент (составная часть) конференции. Организация их требует подбора выставочного зала и экспонатов, их размещения. Участники выставки должны располагать помещением для размещения основных экспонатов, приема посетителей, отдыха участников. К выставке должно быть подготовлено большое количество материалов как информационного, так и рекламного характера.
Представителями фирмы на выставках следует назначать высококвалифицированных и хорошо информированных специалистов, ибо им приходится давать пояснения, а неквалифицированный ответ отрицательно повлияет и на имидж фирмы, и на имидж выставочной продукции.
Деловой протокол
Мировая практика делового общения требует строгого соблюдения общепринятых норм поведения, правил и порядка организации различных мероприятий и церемоний. Соблюдение этих правил и норм способствует сохранению достоинства партнера, улучшает условия для развития всех форм делового общения. Совокупность правил и норм делового общения получило название делового протокола. Его содержание — протокольные вопросы приема делегаций, организация приемов, ланчей, обедов, подписание официальных документов и др. Протокольные вопросы приема делегаций. Прием делегации вызывает необходимость разработки общей информационной программы для гостей. Информация для гостей должна включать в себя следующие моменты:
• время и место встречи делегации (гостя);
• порядок проведения деловой части визита — время, установленное для проведения бесед, встреч, переговоров и т.д.;
• культурная программа — посещение музеев, театров, обзорная экскурсия по городу и т.д.;
• посещение предприятия;
• время для неофициальных встреч — приемы, завтраки, обеды;
• проводы делегации (гостя).
Еще более детализируется программа для принимающей стороны. Здесь указываются не только время и место встречи делегации, но и персональный состав встречающих. А если необходимо, то приглашаются и представители средств массовой информации, предусматриваются и такие детали: кто и какие вручает цветы, кто отвечает за транспорт, размещение в гостинице, сопровождение в процессе культурной программы, ее организацию, а также организацию ланчей, обедов, приемов, проводов гостей.
Литература:
1, стр.23-34, 277
2, стр. 33-45, 100
3, стр.33-43
Контрольные вопросы:
1 Охарактеризуйте протокол как свод правил, регламентирующих порядок проведения встреч и переговоров.
2 Покажите на примерах действенность правил протокола.